PRIVACY POLICY

Ingangsdatum
Ingangsdatum van deze privacyverklaring: 01/09/2022

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van uw persoonsgegevens door OTIUM DESIGN tijdens alle interacties met OTIUM DESIGN wanneer u contact heeft (gehad) met OTIUM DESIGN.
OTIUM DESIGN neemt uw privacy ernstig.  Wij verwerken de verkregen persoonsgegevens in overeenstemming met de beginselen inzake de verwerking van persoonsgegevens en de verplichtingen opgelegd door de Europese Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, hetzij “de algemene verordening gegevensbescherming” (“AVG”) of “General Data Protection Regulation” (“GDPR”).
Zo verwerkt OTIUM DESIGN de verkregen persoonsgegevens rekening houdende met de hiernavolgende beginselen waaraan elke gegevensverwerking moet voldoen, met name:

1. De persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is („rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie”);
2. De persoonsgegevens worden slechts verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.  OTIUM DESIGN verwerkt deze niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze („doelbinding”);
3. De persoonsgegevens moeten toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt („minimale gegevensverwerking”);
4. De persoonsgegevens moeten juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd; OTIUM DESIGN neemt alle redelijke maatregelen om de persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren („juistheid”)
5. De persoonsgegevens moeten worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is; persoonsgegevens mogen voor langere perioden worden opgeslagen voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt overeenkomstig artikel 89, lid 1, mits de bij deze verordening vereiste passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om de rechten en vrijheden van de betrokkene te beschermen („opslagbeperking”);
6. Door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen moeten persoonsgegevens op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging („integriteit en vertrouwelijkheid”).

Wie is er verwerkingsverantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens?

OTIUM DESIGN (DS PLASTICS BELGIUM bv)
Mosten 18
9160 Lokeren
België
Tel: +32 9 280 78 80
Fax: +32 9 280 78 89
e-mail: sales@otium-design.com

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot het individu. Denk maar aan naam, telefoonnummer, adres of e-mailadres. Maar ook gegevens zoals je IP-adres, klantennummer zijn persoonsgegevens. En andere gegevens die uniek zijn voor jou, zoals je bestelgeschiedenis of surfgedrag.

Gegevens voor het verwerken van jouw bestelling

Als jij iets bestelt, hebben we bepaalde gegevens van je nodig om jouw bestelling te kunnen bezorgen en je op de hoogte te kunnen houden over je bestelling. Ook voor eventuele retouren zijn deze gegevens nodig.
Hiervoor verzamelen wij je naam, e-mailadres, bezorgadres(sen), betaalgegevens en je telefoonnummer.
De gegevens zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren die je met ons (of met een van onze verkooppartners) hebt gesloten. Op grond van de wet moeten wij de gegevens gerelateerd aan je bestelling 7 jaar bewaren.

Op verschillende plekken kun je zelf je voorkeuren bij ons aangeven. Deze voorkeuren kun je te allen tijde zelf uitzetten.
Wij analyseren inzichten uit klant- en marktonderzoek en klik- en koopgedrag om inzicht in onze klanten en hun gebruik van onze diensten te verkrijgen.

Voor welke doelen zijn uw persoonsgegevens bestemd, en op welke toelaatbaarheidsgrond worden uw persoonsgegevens verwerkt?

De persoonsgegevens die wij verkrijgen via onze website worden voor de volgende doeleinden gebruikt:

• De gegevens verstrekt via het contactformulier:
  Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om met u in contact te kunnen treden.  De rechtsgrond waarop de verwerking ervan steunt is “contractuele noodzakelijkheid”.
• Bij het inschrijven voor de nieuwsbrief van OTIUM DESIGN:
  Uw e-mailadres wordt enkel gebruikt om u via e-mail berichten van OTIUM DESIGN te versturen. De rechtsgrond van deze verwerking is “toestemming”.
• De niet-direct identificeerbare persoonsgegevens verkregen via Google Analytics doordat u onze website bezoekt, zoals het type van webbrowser, het operating system van de computer die je gebruikt, je IP-adres, enz…:
  Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om ons toe laten onze website beter te organiseren en te verbeteren.  De rechtsgrond van deze verwerking is “gerechtvaardigd belang”, met name “vrijheid van ondernemen” en “goede bedrijfsvoering”.
• Persoonsgegevens verkregen tijdens andere interacties:
  Deze persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt om een correcte juridische dienstverlening mogelijk te maken of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.  De rechtsgrond voor deze verwerking is “contractuele noodzakelijkheid” en “wettelijke verplichting”.

Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

–       Verkooppartners
–       Leveranciers
–       Distributie -en logistieke partners

Andere externe dienstverleners: Wij schakelen ook andere externe dienstverleners in om te helpen met verschillende dingen. Soms hebben zij daar ook persoonsgegevens voor nodig. Wij delen alleen de die noodzakelijk zijn voor de opdracht die de externe dienstverlener voor ons uitvoert. We verkopen je gegevens niet aan deze dienstverleners of andere derde partijen. En met alle externe dienstverleners sluiten wij overeenkomsten waarin wij afspreken wat ze met de gegevens mogen doen.
Het type werkzaamheden dat onze externe dienstverleners voor ons uitvoeren zijn:
o   het ondersteunen bij het leveren;
o   het ondersteunen bij onze klantenservice;
o   het ondersteunen bij onze advertentie- en marketingcampagnes;
o   het ondersteunen bij het doen van klantonderzoek en het verkrijgen van ratings- en reviews;
o   het leveren van financiële diensten, zoals betaaldiensten, incassobureaus en kredietinformatiebureaus;
o   het ondersteunen bij het faciliteren van telefonisch contact tussen jou en zakelijke verkooppartners;
o   het ondersteunen bij het doen van onderzoeken en analyses om onze dienstverlening te verbeteren.

–       De overheid
Soms moeten wij persoonsgegevens doorgeven aan de overheid. Dit kan zich allereerst voordoen als bepaalde overheidsinstellingen deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken, zoals de Belastingdienst. Ook kan de politie of justitie bepaalde gegevens nodig hebben in het geval van fraude of misbruik. Tot slot kunnen bepaalde toezichthouders toegang tot persoonsgegevens krijgen in

Opslagtermijn van uw persoonsgegevens.

De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienstverlening tussen  OTIUM DESIGN en de consument worden bewaard tot tien jaar na het beëindigen van de dienstverlening.
De mailadressen verzameld voor het versturen van de nieuwsbrief worden bewaard totdat de betrokkene zich heeft verzet (uitgeschreven) tegen de verwerking.
Uw rechten als betrokkene.

• Recht op informatie
  Jij hebt het recht op een begrijpelijke en transparante uitleg over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan en welke rechten jij in dat verband kan uitoefenen. In dit privacybeleid hebben wij daarom uitgebreid uitgelegd welke gegevens wij van jou verzamelen en hoe wij met jouw gegevens omgaan.
• Recht op inzage
  Jij hebt het recht om te allen tijde inzage van ons te vragen in de gegevens die wij over jou beschikbaar hebben. Aanvragen verwerken wij binnen uiterlijk 30 dagen.
• Recht op correctie
  Jij hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn en/of om ze te laten aanvullen als ze onvolledig zijn.
• Recht om bezwaar te maken
  Jij hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens als jij het niet eens bent met de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken. Dit recht geldt voor de gegevens die wij gebruiken voor direct marketing. Zo kun je ons vragen om jouw gegevens niet langer te gebruiken voor gepersonaliseerde aanbevelingen op de website.
  Daarnaast geldt dit recht ook voor andere gegevens die we van je gebruiken op basis van ons gerechtvaardigd belang. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen dat we de gegevens over je surf- en zoekgedrag vergeten en blijven vergeten. Aanvragen verwerken wij binnen uiterlijk 30 dagen.
• Recht op dataportabiliteit
  Jij hebt het recht om gegevens die jij aan ons hebt gegeven in het kader van de overeenkomst(en) die je met ons hebt gesloten te ontvangen in een machine-leesbaar formaat, zodat jij deze gegevens kan bewaren in een database van jou of van een andere partij. Dit betreffen jouw naam-, adres- en woonplaatsgegevens en bestelgeschiedenis.
• Recht op beperking
  Jij hebt het recht om beperking van de verwerking van jouw gegevens te verzoeken. Dit betekent dat wij jouw gegevens mogen bewaren maar niet gebruiken. Dit recht ontstaat in een aantal gevallen. Als je van mening bent dat hier sprake van is, kun je contact met ons opnemen via de klantenservice.
• Recht om vergeten te worden/verzoek om account te verwijderen
  Jij hebt het recht om ons te verzoeken om alle gegevens die wij van jou hebben te verwijderen. Wanneer jij een verzoek indient om jouw account te verwijderen, zullen wij gegevens verwijderen die tot jou herleidbaar zijn behalve de gegevens die wij op basis van de wet moeten of mogen bewaren. Wij bieden jou de mogelijkheid om een verzoek in te dienen in je account.
• Recht om een klacht in te dienen
  Jij hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met jouw gegevens omgaan. Wanneer jij een klacht hebt, dan lossen wij dat het liefst zelf met je op. Neem daarvoor contact op met onze klantenservice.

Verwerkingen gebaseerd op toestemming.

Wanneer de verwerking van de persoonsgegevens op toestemming is gebaseerd, heeft u als betrokkene het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

Recht om klacht in te dienen.

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door OTIUM DESIGN kan u contact opnemen met ons via sales@otium-design.be of stuurt u een aangetekende brief aan OTIUM DESIGN, 9160 Lokeren, Mosten 18. U heeft als betrokkene steeds het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (de vroegere Privacycommissie), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel (02/274.48.00 of contact@apd-gba.be).

Contractuele of wettelijke plicht om gegevens te verstrekken.

Behoudens de gegevensverwerking in het kader van direct marketing (versturen van mailings) verwerkt OTIUM DESIGN de persoonsgegevens van de gebruikers van haar website en haar cliëntèle op grond van een wettelijke of contractuele verplichting.
De Betrokkene is niet verplicht de gevraagde persoonsgegevens te verstrekken in welk geval de dienstverlening geen doorgang kan vinden.

Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming.

OTIUM DESIGN verwerkt geen persoonsgegevens met het oog op geautomatiseerde individuele besluitvorming, met inbegrip van profiling.
Verwerkingen voor een andere doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens werden verzameld.
Wanneer OTIUM DESIGN voornemens is uw persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, zullen wij de betrokkene vóór die verdere verwerking informatie verstrekken over dat andere doel en alle relevante verdere informatie.

Cookies.

Voor wat betreft het gebruik van cookies verwijzen wij u naar ons Cookie-beleid.

Social Media

OTIUM DESIGN beschikt over een bedrijfspagina op Facebook, Linkedin, Instagram en Youtube. Deze platvorm worden gebruikt om bedrijfscommunicatie te voeren (verspreiden posts, aankondigingen, public relations, …). U bent als betrokkene vrij om al dan niet onze social media te volgen. OTIUM DESIGN is niet verantwoordelijk voor wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens door deze externe kanalen. U gelieve zich voorafgaandelijk te informeren aangaande het cookie- en privacybeleid bij deze externe aanbieders.

Nieuwsbrieven.

U kan zich vrij aanmelden voor onze nieuwbrieven.  Uw aanmelding geschiedt op basis van uw toestemming in de zin van een vrije, specifieke, op informatie berustende en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee u als betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling, aanvaardt dat uw persoonsgegevens worden verwerkt. U heeft steeds de mogelijkheid om u zonder motivatie uit te schrijven uit onze nieuwsbrief. Uitschrijven brengt met zich mee dat uw e-mailadres wordt verplaatst naar de categorie “unsubscribers” en dat het niet verder gebruikt wordt.